今回はどのような取り組みを行ったのですか。
これまで案件ごとにExcelで作成していた請求書をすべてkintoneで作成、発行できるようにしました。
八雲ソフトウェアにお問い合わせいただいたきっかけを教えてください。
案件や担当者ごとに請求書のフォーマットがバラバラであり、かつ他担当者や他部署から進捗状況が見えなかったため。また、全社でDXへの取り組みの命題もあり、インターネットで調べて、DX支援サービスを展開している八雲ソフトウェアに問い合わせをしました。
どのような導入効果がありましたか。
請求業務の失念による処理遅延がなくなりました。
また、経理部から営業部の納品や請求の動きが見えるようになり、入金対応がスムーズにできるようになりました。
使いながら変更できるので、意見や要望を取り入れることでますます使いやすくなり、各部署から感謝の声が上がっています。
取り組み内容を詳しく教えてください。
サポートサービス（ダイヤモンド）を利用し、自分たちで請求書管理アプリを構築しました。
市販のソフトウェアではなかなか自由が利かなくて費用もかかりそうであったことと、kintoneであれば自分たちで作れそうだなと思ったのと、八雲ソフトウェアのサポートサービスが充実していそうなので、困ったときに確認しながらやってみようと思い、取り組みました。
自分たちでアプリを作り始めてから、すぐに確認したいことはチャット相談を活用して迅速に問題を解決できました。途中行き詰まったときは顔を突き合わせて、画面を共有しながら相談したいときは1か月あたり40分まで使用できるZoomミーティングを活用して、アプリ構築を進めました。今月の40分枠は使い切ってしまったけど、もう1回相談したいことがあったときに、翌月以降分の枠を前倒しで使用することができ、八雲ソフトウェアに確認しながら要望を取り込むことができました。
途中、どうしても対面で確認したかったため、「訪問スポットサービス」サービスを活用し、より理解を深めながら自分たちでアプリ構築することができました。
自分たちで構築した請求書管理アプリを利用し始めてから、各案件ごとに進捗状況が分かり、自動で通知もしてくれるので、月末の請求処理業務の遅延や失念がなくなりました。
請求書をkintoneで作成・管理し始めて2週間後には、現場から請求書に記載する「顧客名」も選択式にできないかという要望が挙がったので、八雲ソフトウェアに相談しました。サポートサービス（ダイヤモンド）のサービスの範囲で顧客情報のデータベース化と請求書の項目「顧客名」を連動させてプルダウン方式で選択できる方法を助言していただけて、実現することができました。
実際にkintoneで作った請求書管理システムで業務を進めるうちに、使用している社員たちから要望が出てきたのですが、毎月の八雲ソフトウェアとの定例ミーティングで相談して改善していきました。社員から助かった、良くなったといった声が上がっています。請求業務で他社がkintoneをどのように使っているかという事例も紹介してくれるので、参考になりとても助かっています。
今後、より改善していきたいことはありますか。
入金の有無や消し込み、進捗状況が分かるようになったらより便利になると思うので、入金状況が分かるアプリを作り、請求書管理システムと連携させたいと考えています。
月末に営業部が納品を確認して請求書を作成、お客様へ送付、翌月末に入金予定リストが自動的に作られ、経理部が消し込み、営業部が確認できるようにしたいです。
両部署間の情報共有に対応できるようになったら、現在の口頭や電話での確認が不要になり、画面から進捗が一目で分かるので、ぜひ実現したいと思います。