今回はどのような取り組みを行ったのですか。
これまで事案ごとにExcelで作成していた保険調査業務の事案情報を、社員間で共有できるようにkintoneに登録する運用へ変更し、情報の一元化を実現しました。
八雲ソフトウェアに問い合わせをくださったきっかけを教えてください。
これまで担当者ごとに事案情報を個別に管理していたため、進捗状況が見えず、データ・ノウハウの蓄積や共有がうまくいっていませんでした。
そのような中で八雲ソフトウェアがDX支援のWeb無料相談を行っていると知り、業務課題の相談をしました。そこで、kintoneを活用した業務フローの見直しを提案してもらえたことや、必要な時に相談できるサービスメニューが当社に合っていると思い、お願いしようと決めました。kintoneは機能が決まっているパッケージの購入と違い、当社に合ったアプリを自分たちで作れる点も良かったです。
また、新潟市の「デジタル技術活用促進補助金」(※3)が活用できそうなことが分かったのも、今回のシステム導入の後押しになったと思います。
どのような導入効果がありましたか。
データの一元管理によって、全員の進捗状況を一覧で確認できるようになりました。管理職から社員に対して適時適切なフォローができるうえ、過去事案の検索が容易になったので、業務の効率化に繋がっています。蓄積された事案データから類似事案を参考にすることにより、経験の浅い社員にノウハウを共有でき、成長スピードの上昇にも役立っています。
またkintoneとDropboxを連携し、kintoneに新規受注情報を入力すると、Dropbox上にフォルダが自動生成される仕組みを作りました。これによってフォルダの作成・管理作業が省略され、入力ミスもなくなりました。
お客様から突然お問い合わせが来たときも、kintoneで構築したアプリを使えばすぐに連絡先が分かります。Dropboxのみでは情報を探すのに苦労しますが、kintoneと連携しているので、アプリで絞り込みをすれば一発で欲しい情報に辿り着けるようになりました。
撮影した大量の写真や事案データも、Dropboxに保存するとkintoneと自動的に連携されるので、紐付け作業が不要になりました。現場でスマートフォンから簡単に参照できることもあり、とても便利だという社員の声を数多く聞いています。
そのほか、売上情報をkintoneに入力すると事務担当者へ自動通知されるといった機能もあり、事務作業が減りました。
各事案の担当者および事務担当者の業務が効率的になったので、残業時間も前年比で76.2％削減できています。
kintoneを使ってみた印象はどうでしょうか？
画面遷移が予想以上に速くて快適です。検索やボタン押下時にストレスなく表示されます。
また、直感的に分かりやすい画面構成なので、とりあえず作っては動かしてを繰り返しています。自分たちでアプリを作ることができましたし、今では日々使いながら改良を重ねています。
今後、さらに取り組みたいことは？
さらに、売上管理や取引先への支払管理のアプリを作成し、集計結果を帳票発行するなど、集計機能を充実させたいです。
現在は年度単位で管理しているアプリを、過去分を含めた全年度のデータを検索できるように検索機能を充実させ、業務の効率化をより一層進めていきたいと考えています。
八雲ソフトウェアのサポートサービス（ダイヤモンド）は継続的にサポートや相談が可能なので、どうすればさらに使いやすくなるかを一緒に考えながらアプリを作ることができ、とても活用しやすいです。
※1：テレワーク環境でも安心して利用するためのセキュリティオプション。
※2：オンラインストレージサービスの一つ。
※3：今回のシステム導入事業は「新潟市デジタル技術活用促進補助金」を活用。
株式会社サーベライズ
新潟県新潟市中央区笹口２丁目９−２１